Il problema che risolve
Le policy invecchiano in fretta. Non perché siano scritte male, ma perché nel frattempo entra uno strumento nuovo, una funzione di AI si attiva dentro un software che usavate già, un fornitore cambia le condizioni contrattuali, arriva una scadenza normativa.
Sei mesi dopo un progetto ben fatto, molte aziende si ritrovano con documenti che descrivono una situazione che non esiste più. E un documento che descrive una situazione inesistente è peggio di nessun documento: dà una sicurezza falsa.
Come funziona
Un canone ricorrente e un ritmo di lavoro fisso. A intervalli concordati si riprende in mano il registro, si verificano gli strumenti entrati, si aggiornano le regole che vanno aggiornate e si controllano gli indicatori dei progetti in esercizio.
Nel mezzo restiamo raggiungibili: quando qualcuno propone uno strumento nuovo, la domanda “possiamo usarlo?” ha una risposta prima che lo strumento sia già dentro l’azienda.
Cosa comprende
Il presidio documentale — policy, registro, classificazione, contratti — e quello formativo, perché in azienda entrano persone nuove che nessuno ha formato e le competenze di chi c’era vanno rinfrescate quando gli strumenti cambiano.
Comprende anche il monitoraggio normativo: l’AI Act si applica per gradi fino al 2027 e non tutto quello che viene pubblicato vi riguarda. Il valore sta nel filtro: segnaliamo quello che tocca voi, non tutto quello che esce.
Il criterio
Un presidio ha senso se produce evidenze e decisioni, non se produce riunioni. Ogni ciclo si chiude con un documento breve: cosa è cambiato, cosa abbiamo aggiornato, cosa vi chiediamo di decidere.