Il criterio di scelta
Non tutti i processi sono buoni candidati. Quelli che funzionano hanno quattro caratteristiche insieme: sono frequenti, sono ripetitivi, sono tracciabili e i dati che servono esistono già in una forma utilizzabile.
Un processo che si presenta due volte l’anno non ripaga il lavoro di impostazione. Un processo dove i dati sono nella testa di una persona non è un problema di AI: è un problema di organizzazione, e va risolto prima.
Dove cercare
Le aree dove i pilota riescono più spesso sono quelle dove il lavoro è fatto di documenti e di risposte ricorrenti.
In area commerciale: risposte a richieste ripetitive, preparazione di offerte partendo da precedenti, follow-up. In amministrazione: estrazione di dati da documenti, scadenzari, riconciliazioni. In operations: checklist, gestione ordini, segnalazione di anomalie. In qualità e HSE: procedure, non conformità, preparazione degli audit, analisi delle segnalazioni.
Come lo misuriamo
Prima di iniziare rileviamo lo stato attuale: quanto tempo richiede l’attività, quanti errori o rilavorazioni genera, quanto si aspetta chi sta dall’altra parte. Senza questo dato, a fine progetto avremo solo opinioni.
Alla fine confrontiamo gli stessi indicatori. Il ritorno di un progetto AI in una PMI si misura quasi sempre su tempo liberato, tempo di risposta e riduzione delle rilavorazioni: sono le tre cose che si vedono subito e che convincono le persone a continuare a usarlo.
La decisione finale
Al termine del pilota si prende una decisione esplicita: estendere, correggere o fermare. Fermare è un esito legittimo, e a volte è quello giusto: aver speso poche settimane per scoprire che un’idea non regge vale molto più che scoprirlo dopo un anno di licenze.
Il rilascio
Un progetto pilota che funziona ma che sa usare solo chi l’ha costruito non è un progetto: è una dipendenza. La consegna comprende istruzione operativa, ruoli, limiti d’uso e — soprattutto — i casi in cui lo strumento non va usato.